La contabilidad fue una necesidad del hombre, al verse obligado a obtener de los recursos económicos la información útil que facilitara su supervivencia. De esta manera, el hombre primitivo comenzó a hacer uso de tecnologías propias de la época, varias herramientas que le facilitaron el registro de sus anotaciones y de los hechos económicos, que para esta época, un poco precaria, eran muy sencillos; por ejemplo el intercambio de recursos y productos necesarios en la vida del ser humano.
Algunas de estas tecnologías utilizadas en la era de piedra para dejar constancia de sus espacios económicos fueron, los dibujos en las paredes o cuevas que aún hoy pueden observarse y los palos u otros elementos de fuerte consistencia que les permitían llevar a cabo sus anotaciones.
La aparición de la escritura, sin duda un paso importante para el hombre, facilitó en gran medida las laborales del ser humanos, quien logró reemplazar las pinturas rústicas por los escritos que de manera mucho más fácil lograban el registro de los hechos contables, y no solo les permitía escribir sino también que estos fueron examinados y corregidos de forma inmediata. El tener la escritura permitió que los hombres pudieran comprender y conocer los hechos económicos.
Con los cambio de la humanidad, varió también la contabilidad, y es en el Renacimiento donde se evidencia un cambio y una completa transformación para este término; después de pasar un periodo de oscurantismo el hombre comenzó a ejercer la contabilidad como una ciencia social, generando relevantes aspectos que aún hoy son empleados como principios contables. Tal es el caso de la partida doble.
Centrándonos más en nuestra época, podemos observar una completa evolución en la ciencia contable, ahora, es mucho más compleja la forma en que el hombre evoluciona y se adapta con el único propósito de ayudarse y hacer más ágiles sus tareas, haciendo que ciencias como la Contaduría desde donde se llevan y revelan los estados financieros de las empresas y los análisis de la situación financiera, un proceso real, ágil y actualizado.
Todos los días las tecnologías van avanzando, se lanzan nuevos aparatos, softwares, y elementos portátiles que siguen optimizando los trabajos y laborales que realizan las personas, logrando una mejora notable en su desempeño. Así, se introducen nuevos conceptos como el de TIC’s (Tecnologías de la información y la Comunicación) un elemento indispensable en la categorización de organizaciones actualizadas y no actualizadas.
En campo contable no se queda atrás, hoy en día existen muchos sistemas de información que cumplen un papel importante en la presentación de la contabilidad de los diferentes entes económicos. Pero, ¿por qué es importante el uso de estos sistemas de información contable y cuáles son las ventajas y desventajas que estas traen?
Para poder contestar nuestra duda tenemos que comenzar definiendo lo que es un proceso contable, este tiene básicamente dos etapas desde el punto de vista de los sistemas, de un lado tenemos las entradas conformadas por los datos que queremos sistematizar y resumir para convertirlos en una información; y por otro lado están las salidas de las que hace parte el producto final que en este caso sería la información a presentar.
Esto dos aspectos son los que conforman la información contable, ya que insertando los datos correspondientes de las empresas como lo podrían ser transacciones, comprobantes, situaciones internas, etc., que resultan ser necesarios para poder obtener la información necesaria presentada en estados financieros que sean comprables y flexibles; se puede establecer una relación costo-beneficio primordial en la toma de decisiones empresariales.
Los profesionales en contaduría pública deben tener presente que la información que resulta de estos sistemas no puede quedar simplemente ahí, se requiere de la utilización de esta para distintos propósitos, como ya lo había mencionado anteriormente, quizás el más importante sea la toma de decisiones, que dependiendo de los diferentes análisis que se hagan desde el desempeño gerencial puede llegar a ser muy provechoso en el logro de los objetivos empresariales, ya que cuando utilizamos un sistema de información contable y lo mantenemos es porque buscamos un objetivo respecto a esto.
Llegamos a un punto donde es necesario hablar de la verdadera importancia de utilizar los sistemas de información contable en las organizaciones y entre ellas destaco que permiten registrar las operaciones comerciales y financieras de forma escrita, cronológica y sistemática. Comúnmente es una herramienta que es utilizada por las organizaciones que son obligadas por ley a llevar libros de contabilidad, aunque muchas pymes también hacen uso de esta por los beneficios que brinda.
Si hablamos de las ventajas que contienen los sistemas de información contable podríamos fácilmente decir que nos ofrece la información comprensible, útil y comparable a mayor velocidad, permite registrar y tener control sobre las operaciones que realice la empresa con menos errores, facilita la toma de decisiones acerca de los diferentes recursos que utiliza la organización, permite un uso eficiente de los recursos, hacen que se reduzcan los tiempos de trabajo, reduce los costos si se implanta un sistema de gestión de calidad y aumenta el rendimiento productivo en la organización.
Los sistemas de información contable, como todo, también tienen desventajas que si no se saben manejar podría causar serios problemas, entre estos están el costo en cuanto a hardware y software, el gran esfuerzo y el largo tiempo que se requiere para alcanzar los objetivos sumado a la poca confiabilidad que generan, puesto que estos sistemas tienen algunos errores que en algunos casos facilitan “hackear” (como se dice popularmente) los sistemas financieros, perdiendo así la información que estos tienen; estos entre otros problemas de seguridad, son a los que se arriesga la empresa al adquirir software contables. Para mitigarlos se necesitan recursos suficientes para que sea beneficioso especialmente, un buen personal que realice el análisis de la información.
Internet es un recurso que ha facilitado la comunicación. En contabilidad permite que todas las personas y usuarios externos puedan conocer la situación de la empresa por sus sitios web, esto ahorra muchísimo tiempo y disminuye distancias para poder conocer viabilidades de inversión y conocer los estados financieros. El uso de medios virtuales para trasladar la información, son además, una medida racional que contribuyen a la ecología, pues se elimina el uso de hojas y papel realizando una gran contribución al cuidado de los recursos naturales.
Pero no se puede hablar solamente de los sistemas o programas informáticos, herramientas portátiles como los celulares, las tabletas, los IPhone, entre otros, tienen parte importante dentro de la organización pues tienen la capacidad no solo de guardar información si no también de modificarla dentro de sus parámetros establecidos.
Las organizaciones han utilizado estas tecnologías para estar a la vanguardia, puesto que saben que a través de la actualización, sus gestiones pueden ser más eficientes, eficaces y efectivas.
Dentro de todo este nuevo auge tecnológico los fdiferentes gobiernos en todo han tenido que ser partícipes y colaboradores en la implementación o adaptación de algunas herramientas. Para lograrlo generan programas y campañas que buscan educar y sensibilizar a las diferentes poblaciones frente al uso y desuso de nuevos procesos. Uno de estos es el programa “en TIC confió” un espacio del Gobierno Nacional de Colombia para generar confianza y aprender a utilizar estas tecnologías de forma apropiada y segura.
Hoy las empresas se apoyan en las TIC´s para darse a conocer y para informar quiénes son, cómo son, qué hacen y por qué lo hacen logrando una mejora en sí mismas y un mejor posicionamiento dentro de la sociedad.
FELIZ DIA DEL CONTADOR (A)
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