Con la Resolución 000080 de julio 28 de 2020 se ajustó la Resolución 000070 de noviembre de 2016, simplificando procesos de generación y renovación del instrumento de firma electrónica.
El proceso ahora es virtual, no habrá preguntas para recuperar contraseña y se podrá renovar en cualquier momento.
El pasado 28 de julio de 2020, la Dian expidió su Resolución 000080 para efectuar una segunda modificación a la Resolución 000070 de noviembre de 2016, la cual regula desde dicha fecha los procesos de la emisión, renovación y revocación del instrumento de firma electrónica –IFE– (la cual reemplazó a la antigua firma digital respaldada con mecanismo digital).
Al respecto, es necesario recordar que, desde la expedición de la Resolución 000070 de noviembre de 2016, y luego de ser modificada con la Resolución 000022 de abril de 3 de 2019, todas las personas naturales obligadas a firmar sus propias declaraciones o las de terceros podían obtener su IFE ya fuese de forma presencial en las instalaciones de la Dian (lo cual implicaba agendar cita previa) o de forma virtual.
En dicho proceso, la persona natural terminaba configurando obligatoriamente las respuestas a 5 preguntas que le ayudarían a recordar posteriormente la contraseña de su IFE (en caso de olvido), y también firmaba (presencial o virtualmente) el formulario 10036 (solicitud de emisión del IFE).
Sin embargo, si dicho IFE no se renovaba oportunamente (pues es obligatorio renovarlo cuando estuviera cerca de cumplirse 3 años desde cuando fuese emitido), o si la persona olvidaba y no podía recuperar su contraseña (lo cual implicaba agendar cita en la Dian para emitir un nuevo IFE de forma presencial), entonces se generaban traumatismos en la plataforma de la Dian, tal como el que se presentó en enero de 2020, que colapsó dicha plataforma.
Los ajustes que se hicieron con la Resolución 000080 de 2020
A través de la Resolución 000080 se hicieron bastantes ajustes a la Resolución 000070 de 2016, con el propósito de simplificar los procesos de emisión y renovación del IFE, y hasta se eliminó el proceso relacionado con su revocación.
Para entender tales modificaciones, a continuación, presentamos la versión comparativa del texto de la Resolución 000070 de 2016, antes y después de ser modificada con la Resolución 000080 de 2020 (los subrayados son nuestros):
Versión anterior de la norma
Nueva versión, luego de ser modificada con la Resolución 000080 de julio de 2020
Artículo 1. Firma Electrónica (F.E.). La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales Dian habilitará el uso del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) en los servicios informáticos electrónicos de la entidad, para el cumplimiento de obligaciones y operaciones, el cual sustituye para todos los efectos el mecanismo de firma digital respaldado con certificado digital, en los documentos y trámites realizados por personas naturales que actúen a nombre propio y/o que representen a otra persona natural o jurídica, quienes para este efecto se denominarán suscriptores.
Artículo 1. Firma electrónica (F.E.). (modificado con artículo 1 Resolución 000080 de 2020) La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – Dian habilitará el uso del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) en los servicios informáticos de la entidad, para el cumplimiento de obligaciones, operaciones y trámites realizados por las personas naturales, que actúen a nombre propio y/o que representen o actúen a nombre de otra persona natural o jurídica, incluidas aquellas que se encuentren residenciadas en el exterior, a través de la autogestión en los servicios informáticos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -Dian y se denominarán suscriptores.
Así mismo, se habilitará para todas las personas que deseen presentar sus declaraciones tributarias y operaciones de pago en forma virtual, los cuales también se denominarán suscriptores.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – Dian, habilitará en la reglamentación de cada uno de sus trámites y operaciones el uso del Instrumento de Firma Electrónica.
Parágrafo: Los usuarios que a la fecha se encuentren haciendo uso del instrumento de firma electrónica (IFE) y las personas que voluntariamente lo generen a partir de la vigencia de esta resolución, aceptando el Acuerdo de F.E (Acuerdo de Firma Electrónica), deberán utilizar este instrumento para el cumplimiento de todas sus obligaciones, trámites y operaciones habilitados en los sistemas electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales- Dian.
Artículo 2. Instrumento de Firma Electrónica (IFE). El Instrumento de Firma Electrónica (IFE) es la combinación de una Identidad Electrónica (IE) y un Código Electrónico (CE) que sirve para el cumplimiento de deberes formales y tareas electrónicas habilitadas en los servicios electrónicos de la entidad.
Este instrumento cuenta con las siguientes características:
1. Identidad Electrónica (IE): Es la identificación, establecida con la información contenida en el RUT, que se asigna a cada usuario que deba firmar en los servicios electrónicos de la Dian, la cual siempre será custodiada por la entidad. La Identidad Electrónica (IE) permite identificar de manera efectiva las operaciones y documentos firmados electrónicamente por el suscriptor.
2. Contraseña de la identidad electrónica: Combinación de caracteres alfanuméricos definidos por el usuario del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), la cual se usa como primer factor de autenticación.
3. Código Electrónico (CE): Combinación de caracteres numéricos enviados al correo electrónico del suscriptor del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), la cual es usada como segundo factor de autenticación.
4. Vigencia: La vigencia es de tres (3) años, contados a partir de que se culmine el procedimiento de emisión o renovación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE).
5. Gratuidad: El Instrumento de Firma Electrónica (IFE) implementado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN es gratuito.
6. Exclusividad: El uso de los instrumentos de firma electrónica de que trata esta resolución aplica exclusivamente para los suscriptores a que se refiere el artículo 1° de la presente resolución que se encuentran obligados a utilizar este medio de acuerdo con la normativa vigente.
7. Firma: Se entiende firmado un documento electrónicamente a través de los servicios informáticos de la DIAN en el momento en que el sistema genera el acuse de recibo. Este acuse contiene la fecha y hora en que la firma quedó plasmada en el documento. Artículo 2. Instrumento de Firma Electrónica (IFE). (modificado con artículo 2 Resolución 000080 de 2020). El Instrumento de Firma Electrónica (IFE) es la combinación de una Identidad Electrónica (IE) y un Código Electrónico (CE) que sirve para el cumplimiento de deberes formales y tareas electrónicas habilitadas en los servicios electrónicos de la entidad.
Este instrumento cuenta con las siguientes características:
1. Identidad Electrónica (IE): Es la identificación, establecida con la información contenida en el RUT, que se asigna a cada usuario que deba firmar en los servicios electrónicos de la Dian, la cual siempre será custodiada por la entidad. La Identidad Electrónica (IE) permite identificar de manera efectiva las operaciones y documentos firmados electrónicamente por el suscriptor.
2. Contraseña de la identidad electrónica: Combinación de caracteres alfanuméricos definidos por el usuario del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), la cual se usa como primer factor de autenticación.
3. Código Electrónico (CE): Combinación de caracteres numéricos enviados al correo electrónico del suscriptor del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), la cual es usada como segundo factor de autenticación.
4. Vigencia: La vigencia es de tres (3) años, contados a partir de que se culmine el procedimiento de generación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE).
5. Gratuidad: El Instrumento de Firma Electrónica (IFE) implementado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN es gratuito.
6. Uso: El uso del instrumento de firma electrónica (IFE) de que trata esta resolución, aplica para los suscriptores que se encuentran obligados a utilizar este medio de conformidad con la normatividad vigente y para quienes de manera voluntaria deseen generar el instrumento, para el cumplimiento de obligaciones, operaciones y trámites, que de acuerdo con la reglamentación requieran de la utilización de este instrumento.
7. Firma: Se entiende firmado un documento electrónicamente a través de los servicios informáticos de la DIAN en el momento en que el sistema genera el acuse de recibo. Este acuse contiene la fecha y hora en que la firma quedó plasmada en el documento.
Artículo 3. Firma Electrónica pactada mediante acuerdo. Para poder utilizar el Instrumento de Firma Electrónica, a que se refiere el artículo 1 de esta resolución, el usuario deberá aceptar de manera electrónica el Acuerdo de F. E. (Acuerdo de Firma Electrónica), el cual establece, entre otras, las condiciones legales y técnicas, medidas de seguridad y condiciones de uso, que debe observar para su funcionamiento, de conformidad con el Capítulo 47 del Título 2, Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
El Acuerdo de F. E. se aceptará en el procedimiento de emisión del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), por una única vez. Artículo 3. Firma Electrónica pactada mediante acuerdo (modificado con artículo 3 Resolución 000080 de 2020) Para utilizar el Instrumento de Firma Electrónica (IFE), a que se refiere el artículo 1 de esta resolución, el usuario deberá aceptar el Acuerdo de F.E. (Acuerdo de Firma Electrónica), el cual establece, entre otras, las condiciones legales y técnicas, medidas de seguridad y condiciones de uso, que debe observar para su funcionamiento, de conformidad con el artículo 1.6.1.3.2 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y el Capítulo 47, Título 2, Parte 2, Libro 2 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Industria, Comercio y Turismo.
Artículo 4. Procedimiento para obtener el Instrumento de Firma Electrónica (IFE). Para efectos de obtener el Instrumento de Firma Electrónica (IFE), el usuario adelantará los siguientes procedimientos, según corresponda:
1. Emisión del Instrumento de Firma Electrónica: Consiste en la gestión del usuario, por el cual solicita, la generación de la Identidad Electrónica (IE) y habilitación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) para firmar dentro de los servicios informáticos electrónicos o cuando se presenten cambios en la información de identificación del obligado.
El trámite podrá realizarse directamente por el usuario o su apoderado, de manera presencial ante las dependencias de Asistencia al Cliente o quien haga sus veces de las Direcciones Seccional de Impuestos o de Impuestos y Aduanas Nacionales, o por autogestión a través de los servicios informáticos Electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) para aquellos contribuyentes que se encuentren autorizados para utilizar la Firma Electrónica.
Para gestionar la emisión, el usuario deberá actualizar la información en el Registro Único Tributario, conforme al Capítulo 2, Título 1, Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y demás disposiciones reglamentarias que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
Dentro de este proceso, el usuario seleccionará 5 preguntas reto, cuyas respuestas son un factor de autenticación alterno, que servirá solo para recuperar la Contraseña de la Identidad Electrónica en caso de olvido.
Las personas naturales que se encuentren residenciadas en el exterior obligadas a presentar sus declaraciones de manera virtual, podrán solicitar la emisión del Instrumento de Firma Electrónica a través del Sistema de Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias de la página web de la DIAN y por este medio se enviará respuesta a la solicitud.
El usuario aceptará mediante acuerdo las responsabilidades frente a la Firma Electrónica y la entidad pondrá a disposición el servicio informático electrónico soporte de esta función, para su posterior uso.
Parágrafo. Si el usuario no finaliza la autogestión de habilitación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) del proceso de emisión dentro de los veinte (20) días calendario siguientes a la solicitud, el sistema solicitará reiniciar el proceso de emisión.
2. Renovación del Instrumento de Firma Electrónica: Es la autogestión que el suscriptor debe adelantar a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN para continuar con el cumplimiento de sus obligaciones y operaciones ante la entidad por las siguientes causales:
2.1. Extender la vigencia del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) para continuar firmando ante la DIAN; esta renovación se hace por proximidad de la fecha de vencimiento del período de validez del Instrumento de Firma Electrónica (IFE).
2.2. Cuando el suscriptor considere que se ha vulnerado la seguridad de su Instrumento de Firma Electrónica (IFE).
2.3. Por pérdida de la contraseña de la Identidad Electrónica (salvo que recuerde las respuestas de las preguntas reto configuradas en el proceso de emisión).
Para la causal 2.3, en el caso que el suscriptor no recuerde las respuestas a las preguntas configuradas en el momento de la emisión, deberá acercarse a las dependencias de Asistencia al Cliente o quien haga sus veces en las Direcciones Seccionales de la DIAN para tramitar la renovación personalmente o a través de apoderado debidamente facultado; para el caso de las personas naturales que residan en el exterior se realizará a través del Sistema de Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias de la página web de la DIAN.
Parágrafo: Si el suscriptor no finaliza el proceso de renovación por autogestión de habilitación del Instrumento de Firma Electrónica dentro de los veinte días calendario siguientes a la solicitud, el sistema solicitará reiniciar el proceso de renovación.
3. Revocación del Instrumento de Firma Electrónica: Es la gestión de oficio o que a solicitud del suscriptor o a través de apoderado debidamente facultado, se realiza para dejar sin efecto el Instrumento de Firma Electrónica (IFE), sea para generar un nuevo instrumento o para dejar de firmar electrónicamente ante la DIAN por las siguientes causales:
3.1. Por el cambio de identidad del suscriptor.
3.2. Por muerte del suscriptor.
3.3. Por no encontrarse dentro de los obligados de conformidad con la normatividad vigente, sin que sea eximente de las obligaciones que tenga frente a la DIAN.
3.4. Cuando el sistema de seguridad de la DIAN haya sido comprometido de manera material que afecte la confiabilidad de las identidades electrónicas emitidas a sus suscriptores.
3.5. Por orden judicial o informe de autoridad competente.
Para la revocación a solicitud de parte, el suscriptor informará la causa de la misma presencialmente para su trámite ante el área de Asistencia al Cliente o quien haga sus veces en las Direcciones Seccionales de la DIAN.
Las personas naturales que se encuentren residenciadas en el exterior, podrán solicitar la revocación del Instrumento de Firma Electrónica a través del Sistema de Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias de la página web de la DIAN y por este medio se enviará la respuesta a la solicitud.
La DIAN se reserva el derecho de revocar los instrumentos de firma electrónica en los casos que lo considere necesario e informará al usuario por cualquier medio que considere conveniente.
Una vez revocado el Instrumento de Firma Electrónica (IFE), el usuario deberá volver a solicitarlo en caso de requerirlo mediante el procedimiento de emisión descrito en el numeral 1 de este artículo. Artículo 4. Procedimiento para obtener el Instrumento de Firma Electrónica (IFE) (modificado con artículo 4 Resolución 000080 de julio 28 de 2020) . Para efectos de obtener el Instrumento de Firma Electrónica (IFE), el usuario adelantará los siguientes procedimientos, según corresponda:
1. Generación del Instrumento de Firma Electrónica: Consiste en la gestión del usuario, por la cual solicita, la Identidad Electrónica (IE) y habilitación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) para firmar dentro de los servicios informáticos.
El trámite de la generación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) se realiza por las personas indicadas en el artículo primero de esta resolución a través de la autogestión en los servicios informáticos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -Dian.
Para tramitar la generación, el usuario deberá tener actualizada la información en el Registro Único Tributario – RUT, conforme a lo establecido en el Capítulo 2, Título 1, parte 6 del libro 1 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y demás disposiciones reglamentarias que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
El usuario aceptará mediante acuerdo, las responsabilidades frente a la Firma Electrónica (FE) y la entidad pondrá a disposición el servicio informático dispuesto para tal fin.
Parágrafo: El proceso de generación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), se podrá realizar todas las veces que el usuario lo necesite.
2. Renovación del Instrumento de Firma Electrónica (derogado con el artículo 5 de la Resolución 000080 de julio 28 de 2020).
3. Revocación del Instrumento de Firma Electrónica (derogado con el artículo 5 de la Resolución 000080 de julio 28 de 2020).
Artículo 5. Por una única vez, el suscriptor de firma digital renovará por migración al nuevo Instrumento de Firma Electrónica (IFE) mediante la autogestión en los sistemas informáticos electrónicos de conformidad con lo establecido en el cronograma de implementación de la presente resolución para continuar con el cumplimiento de sus obligaciones y operaciones ante la DIAN.
El usuario de renovación por migración deberá seleccionar 5 preguntas reto, cuyas respuestas son un factor de autenticación alterno, que servirá solo para recuperar la Contraseña de la Identidad Electrónica en caso de olvido y así generar la Identidad Electrónica (IE) y continuar firmando ante la DIAN. El usuario aceptará mediante acuerdo las responsabilidades frente a la FE y la entidad pondrá a disposición el servicio informático electrónico soporte de esta función, para su posterior uso.
Si el usuario no finaliza el proceso de renovación por migración mediante autogestión de habilitación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) dentro de los veinte días calendario siguientes a la solicitud, el sistema solicitará iniciar el proceso de emisión. Artículo 5 (derogado con el artículo 5 de la Resolución 000080 de julio 28 de 2020).
De acuerdo con las modificaciones anteriormente reseñadas, y tomando en cuenta la cartilla y el video instructivos que la Dian publicó en su portal el 31 de julio de 2020, de ahora en adelante la generación y renovación de la nueva versión del IFE tendrá las siguientes características básicas:
a. Puede ser solicitado por todo tipo de persona natural sin importar si está obligada o no a firmar sus declaraciones de forma virtual. Recuérdese que los obligados a presentar sus declaraciones de forma virtual son aquellos a quienes les aplique alguno de los 14 criterios del artículo 1 de la Resolución 12761 de diciembre 9 de 2011. Esto es particularmente importante ahora que en medio de la pandemia empezarán a vencerse los plazos (entre agosto 11 y 21 de octubre de 2020) para que más de 3.000.000 de personas presenten su declaración de renta del año gravable 2019.
“Si todas las personas obtienen su IFE, entonces su declaración quedará presentada de forma virtual, con lo cual se evitarán la presentación litográfica en los bancos”
Si todas las personas obtienen su IFE, entonces su declaración quedará presentada de forma virtual, con lo cual se evitarán la presentación litográfica en los bancos. Además, si la declaración arroja saldo a pagar, y saben hacer los pagos de forma electrónica, entonces también evitarían ir al banco para realizar dicho pago, pues el portal de la Dian permite realizar el pago de forma totalmente virtual.
b. Todos los interesados en obtener el IFE (sin importar si son residentes o no residentes) solo lo deberán tramitar de forma virtual en el portal de la Dian, siguiendo los pasos del video ilustrativo elaborado por la entidad (ya no se generarán de forma presencial en las sedes de la Dian ni tampoco se tramitarán a través de la plataforma de PQRS). Para ello, siempre será obligatorio que primero figuren inscritos en el RUT, tengan una cuenta de correo electrónico activa y se haya creado primero una cuenta de usuario en el portal Muisca. Además, en el proceso de la generación virtual del IFE ya no se tendrán que configurar las respuestas a 5 preguntas especiales para luego utilizarlas en el proceso de recuperación de contraseñas cuando se han olvidado.
“Una vez lograda la generación del IFE en el portal de la Dian, cada usuario es responsable de su uso y de la contraseña que deberá autoasignarse para lograr firmar”
c. Una vez lograda la generación del IFE en el portal de la Dian, cada usuario es responsable de su uso y de la contraseña que deberá autoasignarse para lograr firmar posteriormente las declaraciones o reportes tributarios. Sin embargo, si olvidan dicha contraseña, o si llegan a cumplirse los 3 años de vigencia desde la generación del IFE, todo suscriptor podrá obtener un nuevo IFE en cualquier momento, siguiendo siempre los mismos pasos sencillos del video anteriormente reseñado.
d. Ya no es obligatorio ejecutar en ningún caso las actividades relacionadas con la “Revocación del IFE” que anteriormente se mencionaban en el texto del numeral 3 del artículo 4 de la Resolución 000070 de 2016. Lo anterior implica que ni siquiera cuando fallezca la persona natural que utilizaba el IFE se debe hacer dicha tarea.
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