En lo que queda de año y a lo largo de 2020, la Dian reforzará su impulso con el objetivo de acelerar la evolución de las empresas
2019 será un año de inflexión en la implantación de la factura electrónica en Colombia. Durante lo que queda de año y a lo largo de 2020, la Dian reforzará su impulso con el objetivo de acelerar la evolución de las empresas hacia la factura electrónica. Sin embargo, se seguirán recibiendo facturas en papel. Esta circunstancia será temporal y la automatización del proceso de recepción y emisión será uno de los grandes objetivos de las compañías durante este año.
Las empresas colombianas deben entender que se trata de un proceso irreversible y universal y que no tiene ningún sentido demorarlo. Al contrario, lo más inteligente y rentable es acelerar su adopción, ya que, cuanto antes se empiece a utilizarla, antes se podrá disfrutar de sus ventajas.
En su adopción se produce un efecto bola de nieve: muchas empresas, obligadas o no, se ven impulsadas a adoptarla a requerimiento de sus clientes y, una vez adoptada, son ellas quienes se lo requieren a sus proveedores. El principal problema cuando una empresa empieza a emitir facturas electrónicas, es que no todos los clientes tienen el mismo proceso de recepción, lo que genera problemas de compatibilidad entre los sistemas. Para evitarlo, desde el principio, hay que hacer partícipe a los socios del negocio (clientes o proveedores) del procedimiento utilizado para que el proyecto pueda avanzar de una forma óptima en el menor tiempo posible, ya que no se trata de un cambio radical, sino progresivo.
También es importante entender que la emisión y recepción de facturas tiene otros procesos adicionales. En la recepción, está el propio hecho de recibir la factura, su identificación, su redirección para que sea validada, la manera de teclearla en el sistema, cómo se gestionarán las discrepancias, la gestión de los documentos de respuesta y acuses de recibo, etc. Estos escenarios deben tenerse en cuenta al generar la factura. Hay que incluir toda la información legal requerida y también la que solicita el cliente y, luego, realizar el seguimiento a esas facturas. Además, está el hecho de que en Colombia todavía se reciben muchas facturas en papel, y se seguirán recibiendo durante meses.
La figura de los proveedores de servicios de facturación electrónica, como es el caso de Seres, permite evitar, desde el principio cualquier tipo de problema o dificultad, sin realizar inversiones en equipos humanos y técnicos. Son estos proveedores los que se encargan de que las facturas lleguen en tiempo y forma, independientemente de los sistemas que utilicen los cliente y proveedores.
Ventajas
La adopción de la factura electrónica ofrece muchas y variadas ventajas. La más obvia es la reducción de coste hasta 65% respecto al uso de una factura tradicional. Además de automatizar los procesos de validación y aprobación, el tiempo de procesado es tres veces menor que el que requiere una factura en papel, gracias a un sistema de recepción inteligente automático, que se integra en el sistema de gestión de la empresa, lo que reduce la posibilidad de errores, de extravíos o de duplicaciones de facturas. No es menor la importancia de la reducción, a la mitad, de los plazos de pago y la mejora de comunicación directa con el proveedor, que agiliza la resolución de cualquier discrepancia.
Finalmente, gracias al archivo y custodiar las facturas en la nube, se pueden consultar en cualquier momento y desde diferentes dispositivos, eliminando la necesidad de disponer de un espacio físico como ocurre con facturas en papel.
https://www.larepublica.co/internet-economy/factura-electronica-una-oportunidad-2914930
No hay comentarios.:
Publicar un comentario