Como si comprara una suscripción en Netflix, el software contable Q·enta lleva la operación contable de pequeñas y medianas empresas. Más de 300 empresas han adquirido la suscripción para facilitar procesos de empresarios y contadores.
Un desafío de un emprendedor que ve cómo su negocio está levantando vuelo es aprender a manejar las finanzas sin ser un experto. Es que, manejar facturas, llevar pagos anotados en un papelito o hacer las cuentas a mano alzada en un cuaderno puede ser un dolor de cabeza. El lío viene después también cuando todos esos documentos refundidos en un folder o carpeta son presentados al contador, que literalmente piensa en mandar ‘todo al diablo’.
Juan Carlos Suárez, director ejecutivo de Q.enta, el software contable que ayudó a crear, habló con FP sobre las ventajas de esta plataforma, que funciona lo mismo que Netflix, llevando a la empresas a manejar la factura electrónica, un requisito que deben cumplir a partir del 1 de enero de 2019.
“Arrancamos con un software que se llamaba Centauro y le hicimos un proceso de transformación digital donde mantuvimos unos atributos: era fácil de usar, muy robusta y confiable. Todo eso lo trajimos a un modelo de negocio distinto que no fuera licenciado sino que a través de una suscripción se obtuvieran los servicios”, indicó Suárez.
La plataforma lleva en fase de prototipado unos meses con 300 compañías medianas y pequeñas donde se corrieron las pruebas con buenos resultados. A futuro, Q·enta aspira a tener 5 mil usuarios activos en toda Colombia. “Le apostamos a las nuevas tecnologías y al almacenamiento de los datos en la nube, transformando los sistemas contables tradicionales y el papeleo, que impiden un trabajo colaborativo, dinámico y eficaz” afirma Juan Carlos Suárez, director ejecutivo de Q·enta.
Esta herramienta está dirigida para los gerentes y emprendedores de pequeñas y medianas empresas que no cuentan con el tiempo, la destreza y los conocimientos en los procesos y normas contables existentes en el país.
El objetivo de Q·enta es llevar a los microempresarios y contadores hacia el mundo de la tecnología y la era digital, ahorrándoles tiempo para dejar a un lado los rigurosos y extensos procesos administrativos, facilitándole a los empresarios el acceso y entendimiento a los informes contables.
La plataforma permite una rápida, fácil y efectiva comunicación entre el contador y el gerente, ya que, gracias a la accesibilidad, el trabajo colaborativo y el almacenamiento de la información en la nube permite tener un seguimiento a cada uno de los procesos en cualquier momento y desde cualquier lugar, teniendo a la mano los soportes y documentos.
La facturación electrónica, la accesibilidad inmediata, la contabilidad bajo las normas internacionales de las NIIF y la facilidad de acceso a la información son algunas de las múltiples ventajas que tiene esta herramienta para los empresarios.
“Este emprendimiento colombiano ofrece soluciones a los empresarios, simplificando los procesos para las microempresas que se están adaptando a las nuevas prácticas contables”, dijo Suárez.
Así funciona
El sistema está diseñado para que el empresario y el contador puedan realizar la trazabilidad de las operaciones de facturación más importantes. Con solo una clave y un sencillo proceso de diligenciamiento, donde todo se hace electrónicamente, el dueño de negocio sube las facturas, recaudos de compra, los temas administrativos y estos son guardados en la nube. El programa se asegura de proteger toda la información donde no queda a manos de los ataques que pueden poner en riesgo la seguridad.
Lo anterior facilita la vida del contador que no tiene que pedir formatos físicos y todo lo puede consultar en línea. Se le simplifica el proceso porque queda registro de las transacciones lo que hace que el profesional pueda resolver temas como estar al día con el pago de impuestos.
“No se requiere de una licencia que es costosa y que se desactualiza en poco tiempo. Así las partes cumplen con los requisitos legales de la compañía y el contador tiene toda la información disponible para hacer su trabajo”, indicó Suárez.
La importancia de escoger un buen contador
Según la firma de contaduría BDO en Colombia, el contador público, más que un empleado es un asesor. Partiendo de esta premisa, es relevante evaluar, según el tipo de empresa y sus necesidades, al profesional idóneo en el área contable y financiera de una compañía.
Actualmente esta labor está sometida a unos altísimos riesgos, no sólo por lo que significa el manejo de las finanzas de una empresa, sino por todos los cambios en materia digital que el mundo y el gobierno exigen. Así las cosas, el empresariado está obligado a pensar dos veces si contrata profesionales para ahorrar costos o no.
Ricardo Díaz, Socio de Auditoría de la firma, sostiene que “recientes escándalos financieros presentados en las grandes economías del mundo, actos ilegales y casos de corrupción han hecho que la contaduría pública a nivel global y en Colombia esté hoy por hoy altamente regulada. De ahí la importancia de reclutar a un experto íntegro y que tenga la plena capacidad de sortear los retos que día a día impone esta profesión”.
Desde esa perspectiva, las compañías necesitan contadores públicos que además de su conocimiento per se, cuenten con dominio en pago de impuestos, tecnologías de la información, procedimientos y controles, calidad de procesos, asuntos legales y Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), entre otros.
Sobre la edad y experiencia de los aspirantes, Díaz considera que “las empresas deben entender que los perfiles más preparados son los ‘millennials’. Especialmente en todo lo relacionado con la tecnología, estas personas tienen una ventaja superior frente a profesionales de otras generaciones que no tuvieron a su alcance todas las herramientas que hoy existen, pero no pueden dejar a un lado la experiencia, elemento fundamental en el ejercicio profesional en favor de los objetivos corporativos”.
Cifras del DANE estiman que 30% de la fuerza laboral en el mundo es millennials y para el 2025 será del 75%. En Colombia, esta generación representa la cuarta parte de la población. “Por consiguiente, si las empresas no dan la oportunidad a estos jóvenes de adquirir esa necesaria experiencia, serán profesionales altamente capacitados pero desaprovechados”, agrega Díaz.
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